Hurt - KLIF

Nowoczesne zarządzanie hurtownią farmaceutyczną pociąga ze sobą stosowanie nowoczesnych, wysoko specjalizowanych systemów informatycznych. Dzisiaj nie wystarczy już program komputerowy, którego zadaniem jest zmechanizowanie czynności administracyjnych. W warunkach współczesnej gospodarki, przepływy fizyczne dóbr są coraz bardziej złożone, a oczekiwania co do sprawności wykonania są coraz wyższe. Sterowanie tymi procesami wymaga odpowiednich jakościowo informacji i ich przetwarzania dla potrzeb systemów decyzyjnego wsparcia menadżerów.

Informacje takie już od kilkunastu lat gromadzi i przetwarza system informatyczny Hurt-KLIF.

Opis programu
Program korzysta z baz danych Btrieve® (baza dołączana standardowo do pakietu Novell NetWare®) oraz z bazy komercyjnej PervasiveSQL 7.0 lub nowsza. Komunikacja z odbiorcami przy pomocy dyskietek z fakturami w standardach: "DATA FARM", "Bloz", "Farma 94", "PN-BAZA".

System "Hurt - KLIF" posiada następujące moduły:

• zamówienia - generowanie zamówień na podstawie symulacji z możliwością weryfikacji,
  • magazyn - zarządzanie zapasami, inwentaryzacje itp.
  • komora przyjęć - rejestracja i sprawdzanie dostaw
  • komora wydań - rejestracja wydań, kompletacja faktur wg WZ, wydruk karty transportowej z ilościami paczek i promocji,
• reklamacje i zwroty - system rejestracji zwrotów, ocena pracowników, rejestracja źródeł błędów, wycena leków - moduł zarządzania cenami leków,
• marketing - zarządzanie klientami i ofertami,
• sprzedaż - moduł fakturowania i zarządzania sprzedażą, śledzenie promocji, rezerwacje,
• akwizycja - moduł rozliczeń akwizytorów i przedstawicieli handlowych,
• transport - moduł rozliczenia kosztów transportu (pilnowanie przeglądów ubezpieczeń, rejestrowanie całości kosztów aż do wyliczenia ceny za przejechany kilometr),
• analizy - bardzo rozbudowany moduł analiz przychodów i rozchodów ilościowych wartościowych itp...
• FK - finanse i księgowość
• Kasa - rozliczenia wpłat i wypłat gotówkowych
• Bank - moduł rozliczeń zapłat realizowanych poprzez przelewy bankowe
• System zamówień internetowych - oprogramowanie służące do bezpośredniego zamawiania towarów z pominięciem telemarketingu, funkcje informacyjne i rozrachunkowe,
• Zapewnia połączenie z innymi modułami jak: FK, Kasa, Bank, Trans-KLIF

System obsługi hurtowni Hurt-KLIF sprawdził się w działaniu na przestrzeni wielu lat. Jego podstawowymi atutami są niezawodność, przyjazne dla użytkownika środowisko pracy, funkcjonalność i szybkość działania

Od chwili powstania był ciągle modyfikowany w kierunku maksymalnego usprawnienia pracy i zmaksymalizowania efektywności. Wszystkie te działania miały na celu poprawienie komfortu pracy i efektów finansowych naszych klientów. Możliwości oprogramowania (jego konfiguracji) możemy pradstawić za pomocą modelu Hurtowni Farmaceutycznej. Hurtownia farmaceutyczna jest przedsiębiorstwem wyróżniającym się pewną specyfiką pracy. Przedmiotem handlu są leki, w stosunku do których muszą zostać spełnione szczególne warunki transportu i przechowywania. Oprócz sposobu dystrybucji istotne też są informacje gromadzone i przetwarzane w systemie informatycznym. Hurtownię można opisać ze względu na obieg informacji w systemie informatycznym. Opis rozpoczyna się od przepływu towarowego i towarzyszącego mu przepływu informacji. Pierwszym ogniwem w dostawie towarów jest komora przyjęć; dział zamówień sporządza zamówienia pod kątem rynku odbiorców, następnie zamówiony towar trafia do komory przyjęć wraz z dokumentami magazynowymi. Dla poprawności sprawdzenia jedne osoby zajmują się wprowadzeniem dokumentów do systemu inni zaś sprawdzają zawartość dostawy i poprzez uzupełnienie wcześniej wprowadzonych dokumentów następuje weryfikacja dostawy. Porównanie następuje zarówno z zamówieniem jak też dostarczonego towaru z dokumentami. Następnie przyjęty towar poddany zostaje wycenie w dziale wyceny leków i przekazany do odbioru na magazyn. Czynności wyceny i odbioru na magazyn mogą odbywać się równolegle w czasie. Na magazynie następuje ułożenie towaru. Może to nastąpić poprzez wskazanie miejsca ułożenia lub poprzez ułożenie w stałym miejscu dla danego towaru. Następnie towar zdejmowany jest z magazynu poprzez wystawianie faktur. Fakturowanie odbywa się w dwojakiej formie: poprzez pracowników telemarketingu lub poprzez system zamówień internetowych. Dokumenty magazynowe drukują się wówczas na odpowiednich magazynach i pracownicy kompletują zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia towar trafia do komory wydań, gdzie jeśli jest taka potrzeba kompletuje się towar, fakturę i dokument w postaci elektronicznej (dyskietka dla odbiorcy). W poprzednich etapach można używać weryfikacji przyjęć i wydań za pomocą czytników kodów kreskowych. Towar w ten sposób przygotowany trafia do transportu. W przypadku wycofanych serii, pomyłek magazynowych czy reklamacji następuje strumień zwrotny towaru, gdzie jest on przekazywany do dziełu reklamacji. Notowany jest tam fakt zwrotu i opisywana przyczyna. Co wpływa na ocenę osób zajmujących się kompletowaniem wydań z magazynu. Całość informacji o sprzedaży i zakupach ewidencjonowana jest w programach finansowych i księgowych, gdzie następuje rozliczenie działalności firmy. W modułach finansowych prowadzi się również premiowanie odbiorców i rozliczanie promocji. System ułatwia przekazanie informacji i generowanie dokumentów premiujących za obrót lub przedterminowe spłaty zobowiązań. Również moduł rozliczenia akwizycji i przedstawicieli handlowych może pracować w dziele finansowym, gdzie naliczane są premie lub rozliczenia jeśli są to podmioty zewnętrzne. Programy księgowe działają jak w każdej działalności: zapisy sprzedaży i zakupów na konta, rozróżnienie zakupów i sprzedaży handlowej i kosztowej, rozliczenie VAT i podatków, prowadzenie rozrachunków, sprawozdania finansowe, zestawienia księgowe. Powyższy model jest jedną z propozycji ułożenia pracy na systemie Hurt-KLIF. Zazwyczaj sposób wykorzystanie programu układa się w zależności od potrzeb, specyfiki danego klienta.